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Commissione per i servizi consolari del COMITES: prima riunione con la Console Romagnoli e con i dipendenti del Consolato per fare un bilancio degli ultimi sei mesi di attività.

Comites Basilea

1 Dicembre 2023

Ieri, giovedì 30 novembre, si è tenuto presso il Consolato d’Italia a Basilea il primo incontro tra la Console Benedetta Romagnoli, il Presidente del COMITES Salvo Buttitta e i membri della Commissione Servizi Consolari. All’incontro hanno partecipato anche alcuni dipendenti del Consolato, che hanno contribuito ad un confronto costruttivo con i membri della commissione. Durante la riunione, è stato presentato un bilancio sullo stato dei servizi consolari, sui risultati ottenuti nel corso dell’anno e sulle principali novità introdotte. Si sono inoltre discusse le opportunità di miglioramento e di collaborazione.

Sullo sfondo, alcuni dati che causano difficoltà oggettive: il rapido aumento degli iscritti AIRE nella circoscrizione consolare di Basilea (+10,2% nel periodo 2019-2023), la contestuale riduzione dell’organico della Sede (-26,7% nel periodo 2019-2023) e l’aumento della domanda di servizi dopo la fine del periodo pandemico.  

A partire dal mese di maggio 2023, sono state intraprese una serie di misure volte a riorganizzare e semplificare i metodi di lavoro, per migliorare i servizi offerti dal Consolato di Basilea. Secondo i dati di ottobre 2023, si possono già osservare risultati molto positivi:

  • Gli arretrati dell’Ufficio Anagrafe sono stati azzerati, riducendo così i tempi di attesa per l’evasione delle richieste e semplificando le procedure per l’utenza;
  • Nel periodo maggio – ottobre 2023 si è osservata una significativa inversione di tendenza nell’erogazione dei passaporti, grazie all’apertura del terzo sportello. La media mensile dei passaporti erogati è aumentata del 58,7% rispetto al primo trimestre del 2023;
  • La media mensile delle CIE rilasciate fino ad ottobre 2023 è, in linea con il 2022, in crescita rispetto al triennio precedente nonostante l’aumento di richieste;
  • Con l’introduzione del sistema Prenot@mi è stato possibile aumentare il numero di pratiche lavorate, riducendo i tempi di attesa tra il momento della prenotazione e della fruizione del servizio. Al momento le tempistiche sono di 5/6 mesi per i Passaporti e 6/7 mesi per le CIE;
  • Sono state inoltre intraprese alcune iniziative per rafforzare il rapporto della collettività con il Consolato:
  • Apertura del Centralino Telefonico tutti giorni della settimana dalle 10 alle 12 e di una linea dedicata per le categorie fragili (anziani e persone con disabilità);
  •  Sito Internet con una nuova veste grafica e con informazioni aggiornate. A breve sarà disponibile in altre lingue;
  • Partecipazione alle iniziative organizzate dalla collettività e organizzazione di eventi di promozione integrata. Riapertura del Consolato alla collettività per la cerimonia commemorativa del 4 novembre, che ha visto anche la prima visita dell’Ambasciatore d’Italia in Svizzera, Gian Lorenzo Cornado, a Basilea.

Allo stesso tempo, sono state presentate dalla Console Romagnoli le iniziative pianificate per il 2024 volte a migliorare ulteriormente la qualità dei servizi erogati e a ridurre le relative tempistiche, come ad esempio l’apertura del quarto sportello passaporti (periodo gennaio – aprile 2024) e del secondo sportello per le CIE.

Durante la riunione, sono stati elencati diversi ambiti di collaborazione tra il Consolato e la commissione servizi consolari del COMITES. In particolare, è stata ribadita la necessità di informare i connazionali su alcuni aspetti:

  • Prenotazione appuntamento online: se i documenti (passaporti e CIE) in possesso dei connazionali sono ancora validi, occorre aspettare l’approssimarsi della data di scadenza (circa 6 mesi prima) per prenotare un appuntamento. Questo permetterebbe al Consolato di poter garantire in ogni momento la disponibilità di appuntamenti sul portale;
  • Per quanto riguarda i servizi notarili, data la mancanza di personale, si invitano i connazionali a rivolgersi all’Ufficio del Consolato solo in caso di effettiva necessità.

A questo proposito, a partire da gennaio, il Consolato e il COMITES avvieranno una campagna informativa per sensibilizzare la collettività su questi e altri aspetti. È stato poi concordato di avviare un canale di comunicazione diretto tra il Consolato e la Commissione Servizi Consolari del COMITES per la gestione di casi di particolare delicatezza e urgenza.

Al termine dell’incontro, i partecipanti hanno ringraziato la Console e i dipendenti del Consolato per il confronto costruttivo e per quanto fatto negli ultimi mesi per migliorare l’erogazione dei servizi consolari. È stato inoltre concordato di tenere questi incontri a intervalli regolari, così da poter monitorare l’andamento della situazione e ulteriormente rafforzare la collaborazione tra il Consolato e il COMITES.